皆さまこんにちは。
所長室の木村です！

前回、所長室の先輩、山中さんが「鶴田式カイゼンの取り組み」
という記事を書いていましたので、
対抗して「鶴田式 IT活用方法」という記事を書いてみます！（笑）

鶴田会計では毎年IT化が少しずつ進んでいます。

特にメイン業務（税務）以外の、庶務諸々に関してはIT化を積極的に進めています★
IT化を進めることでこんな良いことがあるんですよ！

その１）かかる工数も負担も削減できる
その２）管理体制が強化される

ITは賢く使うことで、管理側（総務）も使用側も（社員）も、
無駄な負荷もストレスもなく、スマートに庶務を進めることができます。

実際IT化を進める前に比べて、だいぶ業務効率がUPしたように感じるこの頃。
IT化といっても簡単な工程ですので、社員も本業に専念できるということで
IT化の導入に協力的だったように思います。

ということで、本日は鶴田会計で取り入れている、
IT化の成功事例を一つをご紹介できればと思います。

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皆さまの会社でもこんなことありませんか？

・開業祝などお客様に届けるお花を発注したい
・電報や弔電を発注したい
・名刺が不足してきたから発注したい
・社用車の予約が埋まっているからレンタカーを予約したい

等々、上記の例以外にも、何らかの予約や発注等を総務へ依頼することがあるかと思います。
鶴田会計では、様々なトラブルや手間を省くために、次のようなやり方を取り入れています。

簡単３STEP！

STEP1）社員はGoogleフォームを利用した、発注フォームより必要事項を入力＆送信！

STEP2）送信がされると、総務（指定したアドレス）にメールで自動通知が届きます。

STEP3）同時にGoogleスプレッドシートに自動で履歴が残ります。
　 　　 総務はメールを確認後、スプレッドシートを確認し、予約・発注を行い「済」と記載します。

補足）こんな感じに、予約・発注フォームと、履歴を一つの場所にまとめておくと
　　  さらに便利です！

いかがでしょうか！

しかも、Googleフォームやスプレッドシートは
外出先から携帯でも使用可能！
移動中やちょっとした空いた時間に、庶務を片づけてしまうことができます。
便利ですよね～

また、口頭で総務に依頼した場合、またはメールで依頼した場合に起こりうる
こんな事例も、見事に解消ー！

①あれ、発注の依頼したっけ・・・？
　（確認するのに、お互い手間がかかってしまいますよね。）

【解決】自動でスプレッドシートに履歴が残るから、フィルターや検索をかけて一発ヒット！

②発注の依頼をしたあの件って今どうなってるんだ・・・？
　（総務に口頭確認は場合によっては面倒ですし、
　メールで確認の場合、すぐに知りたいのに返信待ち・・・なんて状況に）

【解決】履歴（スプレッドシート）を開くだけで、
　　　・自分が発注申請をきちんとできているか
　　　・総務で発注の手続きが完了しているか　
　　　　の確認が自席でも外出先でも簡単に可能！

③発注依頼を受けたけど、全然必要情報が足りない・・・！！！
　（何度もやりとりすることに。）

【解決】発注フォームに指定した内容を入力してもらうので
　　　　情報が不足している、なんてことは起こり得ません。
　　　　やりとりは不要！指示に従って入力するだけで完了です！

等、ちょっとした面倒を解決することができます。
ちょっとした面倒も、積もれば大きな負担になりますよね。

鶴田会計では、このような感じでIT化を進めています！
IT化のポイントは
・使用する人がいかに簡単に使用できるか
・管理する人がいかに余分な手間をかけず管理できるか
を考えながらIT化の仕組みを作ることだと思います★

ちなみにGoogleフォーム、Googleスプレッドシートは
ともに無料で使用できますので、今回ご紹介した簡単３STEPも
ぜひ何かに応用してみていただけますと幸いです！

以上、鶴田式IT活用方法のご紹介でした！