2011年11月08日

今週、鶴田会計は、事務所内にあるお客様に関する大切な書類を、大々的に整理整頓しています。

なぜなら、今週土曜日に事務所を移転することになったからです。
整理整頓が少々苦手なメンバー数名は、かなり苦戦中です。

今回の大々的整理整頓のポイントは、「時間もお金もスペースも有限である」ことを頭に入れて、その範囲内で最善を尽くすことだと思っています。

整理整頓は、仕事において求められる基本であり、仕事の効率や質を高めるのみならず、無駄を除いて倹約する、つまり原価を減らすという非常に重要なことにもつながります。

たとえば経理資料の整理整頓。
慣れない最初は大変ですが、整理整頓のルールを作って習慣化することで、あとで取り出すときの時間は短縮され、結果的には効率や品質にプラスになります。

このことは税務調査においても重要です。
調査官に、「〇〇に関する〇月×日の資料を見せてください」と言われた時、あちらこちらと探しているようでは、調査官に与える印象が悪くなります。
もし、すぐに資料を差し出すことができたなら、誠実な調査への協力体制も見え、経理まわりもしっかりとしているという好印象を与えると思います。

また、仕事をするのに必要ないろいろな資料や情報を、いつでも迅速に引き出せる状態にしているかどうかでは、仕事のスピ－ドが異なります。Ａさんは１時間、Ｂさんは２時間かかったとすれば、Ｂさんの方が原価が高く、無駄をしているといえます。
時間も原価なのです。

また、不要なものを置くということは、それだけスペ－スを使っているということでもあり、家賃というコストが発生し、原価が高くなってしまいます。

生産部門では、生産性向上のために、時間も金銭に換算して、懸命な改善努力をしています。
しかし事務部門では、こういうことに無神経になっていないでしょうか。

一人一人が整理整頓すれば、無駄がなくなり、必要以上の事務用品が見つかって、数ヶ月間新規購入が不要になったりするかもしれません。

ちなみに『整理整頓』の「整理」には「捨てる」意味も含まれ、「整頓」には「捨てる」意味が含まれていないそうです。

捨てることは、選択と決断をすることです。
まずは整頓（ルール作り）からはじめ、最後に整理する（捨てる）ことができる人、しかも習慣になっている人は、整理整頓が得意なだけでなく、選別力や決断力が高い人、ということになります。

今回が選択力や決断力を高めるチャンスととらえて、あと数日の間に頑張りたいと思います。

ちなみに、この整理整頓の努力の末の移転先は、ワンフロア上。
4階から5階への移転です・・・。